Årlig sender norske bedrifter ut mellom 350 og 400 millioner fakturaer. Av disse regner man med at 40 prosent er til private forbrukere, mens resten er mellom bedrifter.
– I tillegg kommer besparelsene fakturautsender har i form av kostnader spart på trykk, distribusjon og manuell retting av feil ved innbetalinger, sier markedsdirektør i Fellesdata Grete Sørensen.
Sprikende anslag
At elektronisk handel vil spare norske bedrifter for store summer har lenge vært en opplest og vedtatt sannhet selv om anslagene spriker. Et av områdene hvor mulighetene til besparelser er store er en overgang til elektroniske fakturaer.
En inngående faktura til en bedrift skal anvises og attesteres. Riktig signatur må til, og nødvendig informasjon på plass i regnskapet. I tillegg skal kontonumre og KID-koder tastes.
Annonse
Beregninger viser at det for en bedrift koster fra 300 til 800 kroner å håndtere en inngående faktura. Med innføringen av elektroniske fakturaer forsvinner store deler av denne kostnaden.
Faste forhold
Analyser foretatt i begynnelsen av 90-årene i forbindelse med utviklingen av AvtaleGiro hadde som konklusjon at Norges nesten to millioner husstander mottar i gjennomsnitt ca 60-80 fakturaer hvert år. Av disse er om lag 2/3 fakturaer som er basert på kjent kundeforhold (telekom, e-verk, kommuner, kredittkort, banker med mer).
Nesten 800.000 husstander eller 1,5 millioner personer har per januar 2000 tilgang til Internett. Hele 900.000 er på nettet daglig. Antall nettbankkunder i Norge nærmer seg raskt 500.000. Utviklingen i 1999 og prognosene framover viser en meget rask veksttakt.
Brukes
Betaling av regninger er en av de tjenester som benyttes mest av nettbankkundene. I Fellesdatas NettBank registrerer kundene mer enn 950.000 giroblanketter hver måned.
– Dette gir oss grunn til å tro at minst 50 prosent av norske husholdninger vil ta i bruk e-faktura med betalingsmulighet i løpet av en periode på to-tre år, sier Sørensen.
Høy effekt
Det er ikke lett å beregne hvor mye næringslivet kan spare på elektroniske fakturaer. Dersom bare de direkte kostnadene reduseres med 100 kroner pr faktura og det lykkes å få halvparten av fakturaene elektronisk behandlet, gir dette besparelser på nesten 20 milliarder kroner.
Hvilken effekt det vil få for regnskapsavdelingene og kostnadskontrollen at fakturaene går rett inn i regnskapssystemet på riktig konto, er verre å beregne, men at det fjerner mye manuelt arbeid og feilkilder, er lett å se.
Usynlige gevinster
– Potensialet for besparelser for bedriftene er enormt. Ved å integrere elektroniske fakturaer med bedriftens økonomisystem og interne prosesser vil bedriftene skape en rimelig og samtidig langt mer effektiv måte å håndtere behandlingen av fakturaer på som også vil medføre at en del kostnader som i dag er ”usynlige” vil forsvinne, sier Sørensen.
Enklere
Også for mindre bedrifter vil det være penger å tjene på å gå over til elektroniske fakturaer.– Selv uten en komplett integrering med andre systemer vil det være langt enklere for bedriften å betale en elektronisk faktura via web, og rett og slett bruke klipp- og lim-funksjonen for å legge den nødvendige informasjonen inn i for eksempel regnskapssystemet, sier Sørensen.
Kvalitetsheving i hele verdikjeden
Også for utsteder er det store summer å spare på å gå over til elektroniske fakturaer.– Ta for eksempel energiverkene. De sender ut regninger minimum fire ganger i året, i tillegg til målekort og purringer, og kostnadene til trykking av fakturaene og distribusjon blir store, sier markedsdirektør Grete Sørensen i Fellesdata.
Klart marked
Fellesdata lanserte elektroniske fakturaer under sin Høstkonferanse i oktober i fjor, og Sørensen mener at markedet nå er klart til å ta i bruk denne muligheten.
– Bruk av elektroniske fakturaer medfører en kvalitetshevning i hele verdikjeden. Hvis kunder i dag taster feil KID-kode, eller utelater å taste denne medfører det mye arbeid og kostnader for bedriften å få fakturaen riktig inn i systemet igjen, sier hun.
Informasjon
Mange bedrifter benytter utsendelse av fakturaer til også å distribuere annen kundeinformasjon, som for eksempel nyhetsbrev eller tilbud om flere tjenester. Også distribusjon av denne type informasjon mener Sørensen ivaretas på en bedre og mer kostnadseffektiv måte elektronisk.
– I tillegg får bedriften da muligheten til å sende ut linker til sin interaktive kundeavis, web-adresser eller andre aktuelle linker til sine kunder, påpeker hun.
– For forbrukerne vil dette være en kjærkommen løsning. Over 500.000 av oss betaler allerede regningene via Internett, og muligheten for å slippe all tastingen av konto og KID – nummer vil for de aller fleste oppleves som en lettelse, sier hun.
Annonse
