Stikkprøver den siste tiden viser at offentlige etater og myndigheter lar være å svare på e-post.
Grunnene for ikke å håndtere e-posten er mange. Enkelte hevder at de ikke har noe system for håndtering, som for eksempel sortering og arkivering av e-post. Andre igjen sier at det krever mer ressurser enn de har tilgang til.
Fullgod løsning
ID ComNet AS hevder imidlertid at de har en fullgod løsning som allerede er satt i drift.
– Vi har implementert en løsning som går på dette i Sola Kommune. Løsningen er oppe og går der, sier Tore Njå, markedssjef i ID ComNet til ITavisen.
Annonse
Det er fire områder som skaper problemer for offentlige myndigheter i forbindelse med håndteringen av e-post.
Ikke rutiner
Myndighetene har ikke tilrettelagt rutiner for behandling av e-post, det kreves økte ressurser for å kunne gi tilbakemelding og verken journalføringen eller arkiveringen er satt i system.
Konseptet som, ifølge ID ComNet løser disse problemene, heter INFO.Store eller Business-mail.
– Teknologien har bidratt til at vi ser mange forskjellige formater og måter å kommunisere på, som for eksempel e-post, telex, SMS og talepost. Problemet er å samle og lagre alle disse ulike meldingene, spesielt i lang tid fremover, sier Aadne Grimsgaard, salgssjef i ID ComNet.
Kjerneproblemet
Spesielt det offentlige mottar henvendelser ved hjelp av mange av disse teknologiene. Problemet for dem er å finne et system som tar hånd om alt som kommer inn.
– E-post for eksempel er noe som går fra person fra person. Det gjør det vanskelig for det offentlige. At ulike henvendelser blir et ansvar for den enkelte og ikke for bedriften eller etaten er nok kjerneproblemet.
– Hvor mange har ikke gjort en henvendelse til en offentlig instans uten å få svar, spør Grimsgaard og mener han har en løsning som kan hjelpe.
INFO.Store er et konsept som gjør det mulig å gjøre e-posten tilgjengelig for alle som har behov for å se den. Man kan for eksempel sortere e-posten slik at bare de som jobber ved regnskapsavdelingen ser de henvendelser som kommer inn, uansett i hvilken form den kommer.
Borte fra jobb
– Dersom en ansatt er borte fra jobb kan andre ta hånd om henvendelsen og kunden får den hjelp han eller hun har krav på.
ID ComNet AS er ifølge dem selv, i dialog med flere offentlige instanser om levering av konseptet som også kan flyttes til andre utleiere av programvare.
Annonse
