Hopp til navigasjon Hopp til innhold

Fra tykke permer til små filer

Gjennomsnittskontoret inneholder 50 permer per ansatt. 90 prosent av innholdet blir aldri brukt. Digitaliserer innholdet og kast permene, oppfordrer Canon Systems.

Det nyetablerte Canon Systems har kjøpt opp Datascan. Nå har de som mål å bygge en bro mellom papir og elektroniske medier innen bilde- og dokumentbehandling. Siden 1. januar har de jobbet med å knytte til seg partnere som skal gjøre tjenesten så strømlinjeformet som mulig.

Sparer tid

En større undersøkelse EDI har gjennomført i Sverige viser at hver eneste kontoransatte bruker mellom 15 og 20 prosent av sin arbeidstid på rutinemessig leting og lagring av informasjon. Det er her Canon Systems mener å ha løsninger som kan spare bedriftene for både tid og penger.

Tenk deg at du tar hvert eneste ark du kommer over, enten det dreier seg om brev, skjemaer, bilder, brosjyrer eller tegninger. Så mater du dette gjennom en skanner som omarbeider informasjonen til digitale filer. Deretter lagrer du filene der de måtte høre hjemme. Siden kan du hente dem frem på skjermen eller skrive dem ut på en printer.

Uten det riktige verktøyet kan dette komme til å bli en prosess som tar omtrent like lang tid som om du hadde laget hull i arkene og satte dem i rett perm. Det skal derfor litt mer til enn bare en skanner for å få fullt utbytte av digitaliseringen.

Etterbehandling

Det er her Canon Systems mener å ha satt sammen en god løsning. Dataene som samles inn kan bearbeides. Gjennom et samarbeid med Alchemy, som står bak verdens mest omfattende løsning for lagring av ustrukturert data, skal brukeren når som helst kunne lagre et hvilket som helst dokument og fortsatt være i stand til å finne det igjen. Rask søkemotor og WORMS teknologi gir hurtige og presise oppslag.

Løsningen benytter også lagring på WEB, slik at dokumentene kan hetes frem ikke bare på kontoret, men fra en hvilken som helst PC med internettilknytning over hele verden. Alchemy takler 260 ulike filformater, og kan komprimere tekstfiler til mellom 2 og 5 prosent av originalstørrelsen.

Design egne dokumenter

Alchemy er bare en av flere elementer i løsningen fra Canon Systems. Gjennom samarbeidspartnere med spissteknologi innen alle former for digital dokumentbehandling kan brukeren gjøre alt fra å sende fakturaer med bilde av den lokale torpedoen til å lese og bearbeide svar i et spørreskjema, hevder Geir Berg, direktør i Canon Systems.

Innføring av systemet vil koste bedriften mellom 100.000 og 250.000 kroner. Da selger Canon Systems en løsning som inkluderer alt du trenger, inklusive support og opplæring, forteller Berg. Selv hevder han dette er under halvparten av hva du tidligere har måttet ut med for tilsvarende løsninger.