Hopp til navigasjon Hopp til innhold
Magnus Grape Løvdal er advokat. I denne artikkelen forteller han i hvilke situasjoner arbeidsgiver kan ha lov å å lese eposten din. (Ill.: Microsoft)
BLOGG

Advokat: – I disse tilfellene har arbeidsgiver lov å lese jobb-eposten din

Arbeidstaker: Kjenn din rettigheter.

Et klassisk tema i skjæringspunktet mellom arbeidsliv, teknologi og juss er spørsmålet om i hvilken utstrekning arbeidsgiver har adgang til å gjennomføre innsyn i de ansattes e-post, mobiltelefon, personlig område på bedriftens nettverk og andre elektroniske medier eller utstyr; og hvordan man håndterer e-posten til en ansatt ved oppsigelse, avskjed eller når noen velger frivillig å slutte.

Det er endel å tenke på
Både som arbeidstaker, arbeidsgiver, representant for arbeidsgiver eller som kontorets IT-ansvarlig, kan det være nyttig å ha kunnskap om dette, slik at man ikke tråkker feil.

Her vil jeg ta for meg den første delen av disse problemstillingene, nemlig spørsmålet om vilkår for innsyn i ansattes e-post.

Reglene gjelder tilsvarende ved innsyn i mobiltelefoner, nettbrett og personlig område på firmaets nettverk etc., men for enkelhetens skyld omtaler jeg bare e-post.

Reguleres av Personopplysningsforskriften
Personopplysningsforskriften har et eget kapittel som regulerer disse spørsmålene. Et av de viktigste punktene i forskriften er at det ikke er lovlig adgang å til å fastsette instrukser fra arbeidsgivers side -,  eller inngå avtaler mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, som gir arbeidsgiver utvidet rett til innsyn og kontroll, utover det som følger av reglene i forskriften, til ugunst for arbeidstaker.

Her har man fra lovgivers side forsøkt å komme arbeidstakerne til unnsetning ved å si at man ikke kan avtale eller samtykke til noe som strider med regelverket.

Likevel er nok realiteten at det er mange som vil kvie seg for å påpeke dette ovenfor sin arbeidsgiver. Særlig gjelder dette dersom det fremlegges rutiner for bedriftens IT-systemer eller mobilbruk som strider med reglene, og man blir bedt om å signere på dette i forbindelse med at man blir ansatt i ny jobb.

Må være levert av arbeidsgiver
Forutsetningene for arbeidsgivers adgang til innsyn er at det dreier seg om e-post eller annet elektronisk medium eller elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stillet til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet.

Allerede her får man et klart skille der privat e-post og privat eiet utstyr som mobiltelefon, iPad, nettbrett som arbeidstaker eier selv, vil falle utenfor det arbeidsgiver kan kreve innsyn i etter disse reglene. Om nødvendig kan arbeidsgiver også få innsyn i f.eks. privat e-post, egeneid mobil e.l. men da må man følge reglene om bevissikring ved å fremsette en begjæring til tingretten.

E-poster eller andre opplysninger som er lagret på bedriftens fellesområder eller felles e-postkasser har arbeidsgiver derimot full tilgang til, uten å måtte følge reglene og fremgangsmåten som forskriften oppstiller.

I disse tilfellene har de lov
Arbeidsgivers rett til innsyn forutsetter at det dreier seg om å gjennomsøke, åpne eller lese e-post, enten fordi det er (i) nødvendig for å ivareta den daglige driften eller (ii) nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten, eller (iii) ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på pliktene som følger av arbeidsforholdet eller (iv) bruken av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Oppfyllelse av ett eller flere av disse fire punktene er det som utgjør er grunnvilkårene for arbeidsgivers adgang til innsyn i ansattes e-post.

Det mest praktiske er at innsyn anses «nødvendig for ivaretakelse av den daglige driften av virksomheten». Forskriften utdyper ikke nærmere noe om hvilke tilfeller dette kan omfatte, eller hvilke nærmere hensyn som skal vurderes når man gjør en vurdering av hva som anses «nødvendig».

Kan være lov ved fravær
Datatilsynet har uttalt seg at arbeidstakers fravær kan gjøre det nødvendig for arbeidsgiver å foreta innsyn, og i den sammenheng vil driftssituasjonen og varigheten av fraværet kunne spille inn i vurderingen. Reglene gjelder ikke bare ved fravær, men også ved andre tenkelige situasjoner der arbeidstakeren ikke er i stand til å håndtere sin e-post.

Ved driftskritiske situasjoner kan selv kortvarig fravær medføre at vilkårene for innsyn er oppfylt, men det må uansett foretas en reell og konkret vurdering av hvorvidt det virkelig er nødvendig å foreta innsyn for å ivareta den daglige driften. Det må være konkret grunn til å tro at det har kommet virksomhetsrelaterte e-poster til arbeidstakeren, som arbeidsgiveren har behov for av hensyn til driften.

Det andre alternative vilkåret om at innsyn i e-post kan gjennomføres dersom det anses «nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten», reiser ytterligere tolkningsspørsmål. Utgangspunktet her må være hva som etter en alminnelig vurdering kan anses å være berettigede og legitime hensyn. Dette kan også variere fra virksomhet til virksomhet.

Er det virkelig nødvendig?
Nok en gang er det et nødvendighetskriterium som må vurderes. Ordlyden innebærer at det må foretas en konkret avveining av personverninteressen til den ansatte, veiet opp mot bedriftens interesse eller behov, som kan avhjelpes ved innsyn i e-post. Dette alternativet må forstås som en samlebestemmelse sett opp mot de øvrige vilkårene, da alle de øvrige vilkårene utvilsomt vil anses som berettigede interesser i denne sammenhengen.

Nettopp i tilfeller der den oppståtte situasjonen ikke er tilstrekkelig driftskritisk sett i forhold til lengden av fraværet, eller der berettigelsen av interessene er uklare, kan det oppstå tvilssituasjoner om hvorvidt nødvendighetsvilkåret er oppfylt.

Eksempler på tilfeller som kan falle ulikt ut vil f.eks. være om det per e-post til en ansatt har kommet inn bestillinger, ordrebekreftelser, avbestillinger, endringsordrer eller det pågår kontraktsforhandlinger med utveksling av kontraktsforslag per e-post, reklamasjoner fra kunder, korrespondanse om søksmål, supporthenvendelser eller lignende.

Dette kan være henvendelser som i utgangspunktet kan avvente, men kanskje er man i en situasjon der det av ulike grunner er korte frister, kanskje står man ovenfor en foreldelsesproblematikk eller kanskje har man forpliktet seg i kontrakt til å besvare henvendelser innen en viss tid.

Det er særlig i slike tilfeller der nødvendighetskriteriet «strekkes» at grensen mot å avtale eller å samtykke til innsyn i strid med regelverket, kan bli satt på prøve, uten at man verken som arbeidstaker eller arbeidsgiver har noe særlig tanke om at det man gjør kan være ulovlig. Det kan også være at ingen av partene har noen innvendinger, med den konsekvens at gjennomgang og lesing av e-post blir utført uten noen nærmere vurdering, men man får drevet virksomheten videre.

De to siste alternative vilkårene for at arbeidsgiver kan kreve innsyn i ansattes e-post, gjelder ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på pliktene som følger av arbeidsforholdet eller at bruken av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed, gir også en ganske vid adgang til innsyn.

Straffbare forhold
Her kan man f.eks. begrunne innsyn med mistanke om at arbeidstaker ikke gjør jobben sin, eller at jobben ikke blir gjort i henhold til de rutiner eller kvalitetsstandarder som forventes, og at dette kan innebære et grovt brudd på arbeidsavtalen.

Disse kriteriene kan også brukes ved mistanke om straffbare forhold, illojal opptreden, diskriminering, mobbing og andre forhold som kan lede til avvikling av arbeidsforholdet.

Hvor sterk mistankene skal være er det vanskelig å si noe konkret om, men et eller annet begrunnet holdepunkt må det kunne kreves for at det skal være realitet i vurderingen av hvorvidt kriteriene er oppfylt eller ikke.

Det kan være at arbeidsgiver har oppfattet ting ut av en sammenheng som kan gi slike mistanker, eller det kan være at arbeidsgiver har mottatt konkrete henvendelser fra andre ansatte, kunder, leverandører eller publikum med konkret informasjon, eller at man overhører samtaler eller på annen måte får informasjon som tilsier at det kan være berettiget grunn til å foreta nærmere undersøkelser.

Som vi ser er det vide adganger for arbeidsgiver til å få gjennomført innsyn i ansattes e-post. Med tanke på at utgangspunktet er at det dreier seg om innsyn i korrespondanse som forutsetningsvis skal være jobbrelatert, og ved bruk av og elektronisk utstyr som tilhører bedriften, er det for så vidt forståelig at det må være slik.

Den ansatte bør få vite om innsyn på forhånd
Personvernhensynet og hensynet til den ansattes privatliv vil i slike tilfeller ha begrenset vekt. Reglene om prosedyrer og fremgangsmåte ved innsyn sikrer også en ryddig saksbehandling internt i bedriften.

Den ansatte skal som utgangspunkt varsles og få uttale seg før innsyn gjennomføres. Så langt som mulig skal den ansatte også få mulighet til å være tilstede når innsynet gjennomføres. Men i tilfeller der dette ikke lar seg gjøre, kan innsyn likevel foretas.

Noen avsluttende råd til både arbeidsgiver og arbeidstaker får være at det bør utarbeides klare instrukser og retningslinjer for bruken av e-post og arbeidsgivers datasystemer og utstyr, både hva som er akseptabelt og hva som ikke er akseptabelt.

Man kan også gjerne skissere opp praktiske eksempler for når innsyn kan være aktuelt og beskrive fremgangsmåte som skal følges. Når dette gjøres i tråd med reglene i forskriften så kan dette være med på å bevisstgjøre partene på regelverket som gjelder, slik at man reduserer risikoen for å begå regelbrudd.

Magnus Grape Løvdal

Løvdal er advokat i Advokatfirmaet Hammervoll Pind i avdelingen for Corporate og M&A.

Løvdal yter forretningsjuridisk rådgivning til næringskunder og selskaper i oppstartsfase, hovedsakelig knyttet til selskapsrett, kontraktsrett, kjøp og salg av virksomheter, selskapsrettslige strukturer, aksjonæravtaler samt rådgivning i forbindelse med styrearbeid, rådgivning til aksjonærer og selskapers administrasjon og ledelse.

Han jobber også med arbeid og rådgivning knyttet til immaterialrett som opphavsrett, varemerkerett, patentrett, og teknologirelaterte juridiske problemstillinger, lisensavtaler, utviklingsavtaler, samt personvern og markedsføringsrett.

Stikkord: blogg, personvern